Tjekliste til RPA transformationen

RPA initiativet giver mulighed for effektivitetsgevinster og påvirker medarbejdernes hverdag og måden hvorpå vi arbejder. Hvis medarbejdere og ledere mangler den nødvendige forståelse for hvorledes forandringer gennemføres, og den eksisterende tilgang til hvorledes et digitalt RPA projekt bedst gennemføres er uklar, så vil RPA initiativet fejle. Eksemplerne er allerede mange, læs her nogle nyttige råd til RPA-transformationen.

 

Nr. 1 Bliv afklaret på jeres forretningsstrategi og målsætning inden I investerer i RPA software

Ledere, der har til formål at forbedre den organisatoriske effektivitet gennem anvendelse af teknologi, har ofte et specifikt IT værktøj i tankerne, eksempelvis et RPA software værktøj. “Vores organisation har brug for UiPath RPA teknologi”. Men digital transformation, uanset hvor ambitiøse den måtte være, bør baseres på en bredere forretningsstrategi, og måske er det slet ikke RPA der skal til for at opnå jeres forretningsmæssige mål. Derfor; afklar forretningsstrategi og målsætning inden I investerer i teknologi og software.

 

Nr. 2 Brug egne medarbejdere fra starten. Fast Track PoC

Virksomheder der skal i gang med RPA transformationer engagerer ofte eksterne konsulenter der anvender en ”one size fits all – bedt practice løsning”, ofte startende med en langvarig, altomfattende og dyr PoC på nogle processer der er komplicerede og uegnet til RPA automatisering. Compass anbefaler en helt omvendt tilgang. Vi går direkte efter en fast track, hurtig og billig afklaring (1 dags PoC), og allerede fra første dag at uddanne jeres egne medarbejdere så hurtigt som muligt til at være selvhjulpne. Mantraet er “hjælp til selvhjælp”, vi lærer jer at fiske, vi fisker ikke for jer, og får i bundbid, så har vi en let tilgængelig shared screen helpdesk. Vær sikker på at viden overføres til jeres medarbejdere fra dag nummer et. De skal selv have det i hænderne. De skal selv lære det. De skal selv tage ansvar. Den gode nyhed er at forretningsbrugere fint kan lære RPA.

 

Nr. 3 Anerkend medarbejdernes frygt for at kunne erstattes af RPA robotter

Når medarbejdere oplever, at RPA robotterne kan udføre deres opgaver, og dermed true deres job, kan de bevidst eller ubevidst modsætte sig, eller stikke en kæp i hjulet for RPA projekterne. Derfor sker det ofte, at RPA initiativet ikke lykkes. “Vi har prøvet det, vores processer er for komplekse, og RPA kan ikke virke hos os”, eller “det er ikke så enkelt, der skal mere til for at få RPA til at virke”. Ledelsen vil i sidste ende opgive RPA initiativet, og medarbejdernes job vil på kort sigt være reddet – men kun på kort sigt. Det er vigtigt at ledere anerkender denne frygt, og at lederne italesætter og motiverer RPA initiativet som en mulighed for at opkvalificere den enkelte medarbejders digitale kompetencer til den fremtid som i realiteten allerede er nutid. Det er også vigtigt at ledelsen afsætter tid til træning og uddannelse i de nye værktøjer, der er desværre ingen “free lunch” i form af gratis e-learning eller sidemandsoplæring. Vi ser i dag de første virksomheder investere i RPA robotter til samtlige administrative medarbejdere – lidt lige som de fleste i dag har adgang til Excel. De nye RPA kompetencer øger medarbejdernes markedsværdi i en stadig mere digital verden, og RPA bliver dermed også en slags forsikring for medarbejderens personlige markedsværdi. Derfor, anerkend frygten og giv medarbejderen en RPA uddannelse der sikrer medarbejderens personlige jobsikkerhed.

 

Nr. 4 Brug en Lean Startup iværksætter tilgang til RPA

Iværksættere kan med deres Lean Startup tilgang træffe fleksible beslutninger. De prototyper små hurtige løsninger og arbejder i flade organisatoriske strukturer. RPA initiativet startes bedst med en lignende tilgang. Tænk småt, start småt, tag små skridt, få små succeser med tilhørende læring og justering til følge. Vi anbefaler at I starter på denne måde og skalerer i takt med at I lærer og får erfaringer med RPA. Desværre ser vi ofte at virksomheder starter stort med en sikker projekt fiasko til følge. Efterfølgende hedder det sig “RPA virker ikk hos os”, “vores processer er for komplekse” eller “det er ikke bare lige til”. Jo det er, RPA er let tilgængeligt og enkelt at komme i gang med. Tag små skridt og få små RPA successer.