Hvordan kan jeg starte RPA initiativet på 3 dage? I min verden er digital transformation = automatisering af forretningsprocesser, så derfor; tænk stort, start småt. De 3 første dage kan se således ud.

Dag 1. Værdi med det samme

  • Målsætning. Gør dig dine målsætninger med RPA klart. Vil i frigive tid? Er det compliance eller kvalitet i processer? Mantraet er “tænk stort, men start småt”. Ofte vil din initielle RPA vision være for snæver og kan ikke bære tid og penge på at automatisere en enkelt proces. Så tænk over alle de steder i virksomheden hvor I kan bruge RPA – der er nok at tage fat på.
  • Test om RPA softwaren virker i jeres vigtigste systemer eller der hvor i vil bruge den. Både softwareleverandører og konsulenthuse er hurtige til at hævde at i ikke behøver en pilot med test af software. I mange tilfælde er dette også korrekt, em ikke altid. Vær særligt opmærksom på Mainframe, Citrix, Pdf og dokumentlæsning. Og har I gamle systemer, så test også i dem. Afklar med Compass konsulenten hvad der typisk driller og test softwaren så I slipper for overraskelser senere. Vent med at anskaffe software til dette er afklaret. Læs også artiklen hvilken software skal jeg vælge?
  • Sammensæt projektgruppe bestående af proces-brugeren og jeres udvikler som skal lære RPA. Gruppen assisteres af en RPA konsulent der har prøvet det før og som er indstillet på at lære fra sig fra dag 1, og samtidig med at den første proces automatiseres.
  • Vælg sammen med konsulenten en lille proces som I vil automatisere. Ofte har forretningen en urealistisk forestilling om hvilken proces der skal startes med og vælger en alt for stor og ikke regelbaseret forretningsproces. Formålet med den første proces er at lære. Værdien kommer 10 fold igen.
  • Programmering af den første proces. Om muligt, søg at automatisere den lille proces fra dag et.

Dag 2. Første lille proces i drift

  • Videre programmering af pilot proces
  • Få den førsterobot i drift. På samme måde som en ny medarbejder ikke kan det hele fra starten, så vil jeres første robot heller ikke være robust fra starten. Den vil gå i stå, og I skal derfor luse ud i de forskellige fejltyper I oplever indtil robotten er robust.

Dag 3. Træning af jeres medarbejdere

  • Evaluering af første automatisering. Det er muligt at I ikke er klar med processen på dag 3, så er I bare startet lidt for stort, og I må bruge lidt ekstra tid. Maksimum 2-3 dage mere, men så skal i også være klar. Hvis ikke, så har i sikkert valgt en for stor proces.
  • Automatisering af en ny proces. Om muligt, overvej at bruge halve dage, hvor I arbejder sammen med konsulenten om formiddagen og selv leger med automatisering om eftermiddagen. Dette kræver at I allerede har nogen RPA kompetence.
  • Uddannelse. Arranger allerede fra start hvorledes jeres medarbejdere skal RPA uddannes. Nogle software udbydere tilbyder gratis e-learning kurser. De er fine hvis du har en udvikler baggrund. Alternativt tilbyder Compass uddannelse til dem der gerne lige vil holdes lidt i hånden med lidt support. Konsulentens opgave er stadig hjælp til selvhjælp og overdragelse af viden til jeres medarbejdere.

Efterfølgende dage

  • Tag et kursus i RPA organisering. Her lærer du om de store perspektiver og muligheder der er i RPA.
  • Eksterne konsulents rolle bliver mindre, mens jeres egne medarbejdere lærer. Vælg en ekstern konsulent der er indstillet på at lære fra sig.
  • Flere processer. Bring konstant værdi til forretningen i form af frigivet tid, compliance og ”rigtig hver gang”.

Relaterede artikler