Hvordan kan jeg starte RPA initiativet på 3 dage? I min verden er digital transformation = automatisering af forretningsprocesser, så derfor; tænk stort, start småt. De 3 første dage kan se således ud;

 

Dag 1. Værdiskabelse fra dag 1

  • Målsætning. Gør dig dine målsætninger med RPA klart. Mantraet er “tænk stort, men start småt”. Er det frigive tid, compliance, kvalitet i processer, eller måske det hele? Eksempelvis: vores servicemedarbejdere skal bruge 30% mere tid på dialog med vores kunder (=mindre på tidskrævende ”klik”- registreringsarbejde).
  • Test om RPA softwaren virker i jeres vigtigste systemer. Vær særligt opmærksom på Mainframe, Citrix, Pdf læsning, eller jeres gamle systemer. Afklar med konsulenten hvad der typisk driller og test det. Vent med at anskaffe software til dette er afklaret. Læs også artiklen hvilken software skal jeg vælge?
  • Sammensæt pilotgruppe bestående af proces-brugeren og jeres udvikler som skal lære RPA. Gruppen assisteres af en konsulent der er indstillet på at lære fra sig fra dag 1., og samtidig med at den første proces automatiseres.
  • Vælg sammen med konsulenten en lille pilot proces som i vil automatiseret. Formålet er at lære og skabe værdi med det samme.
  • Programmering af pilotprocessen.

Dag 2. Første proces sættes i drift

  • Videre programmering af pilot proces
  • Få den første robot i drift. På samme måde som en ny medarbejder ikke kan det hele fra starten, så vil jeres første robot heller ikke være robust fra starten. Den vil gå i stå, og i skal derfor luse ud i de forskellige fejltyper i oplever indtil robotten er robust.
  • Overdragelse af viden til jeres medarbejdere

Dag 3. Træning af jeres medarbejdere

  • Evaluering af pilot proces. Det er muligt at i ikke er klar med piloten på dag 3, så er i bare startet lidt for stort og i må bruge lidt ekstra tid. Maksimum 2-3 dage, men så skal i også være klar.
  • Automatisering af en ny proces. Overvej at bruge halve dage, hvor i arbejder sammen med konsulenten om formiddagen og selv leger med automatisering om eftermiddagen.
  • Uddannelse. Arranger allerede her hvorledes jeres medarbejdere skal uddannes. Konsulentens opgave er stadig hjælp til selvhjælp og overdragelse af viden til jeres medarbejdere.

Efterfølgende dage

  • Tag et kursus i RPA organisering. Pengene er sparet hjem mange gange
  • Eksterne konsulents rolle bliver mindre, mens jeres egne medarbejdere lærer. Eksterne konsulents mantra er i videst mulig udstrækning hjælp til selvhjælp
  • Flere processer. Bring konstant værdi til forretningen i form af frigivet tid, compliance og ”rigtig hver gang”.

Andre nyttige artikler